Cách sử dụng Advanced Filter trong Excel kèm các ví dụ cụ thể

Nội dung chính

Trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách sử dụng Advanced Filter trong Excel qua các ví dụ cụ thể. Chức năng lọc dữ liệu nâng cao Advanced Filter giúp chúng ta lọc ra những dòng dữ liệu thoả mãn các điều kiện từ đơn giản tới phức tạp.

Có thể các bạn đã biết chức năng lọc Auto Filter trong Excel a cung cấp cho chúng ta rất nhiều chức năng lọc nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như lọc theo chuỗi, lọc theo số, lọc ngày tháng và có thể xử lý và thoả mãn rất nhiều tình huống trong công việc. Tuy nhiên, vẫn có những tình huống chúng ta không thể sử dụng Auto Filter để giải quyết, Advanced Filter có thể giúp bạn giải quyết những tình huống như thế này.

Chức năng Advanced Filter có mặt trong các phiên bản Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và Excel 2003.

Nếu so sánh giữa chức năng lọc cơ bản AutoFilter, chức năng lọc Advanced Filter khác biệt ở một vài điểm quan trọng như sau

Sử dụng chức năng lọc nâng cao Advanced Filter sẽ khó hơn AutoFilter một chút (thế mới gọi là nâng cao). Tuy nhiên, một khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy Advanced Filter lợi hại tới mức nào. Hãy cùng khám phá cách sử dụng Advanced Filter trong phần sau đây của bài viết.

Để đảm bảo kết quả lọc chính xác nhất, có 2 điều bạn cần phải chú ý:

Cách sử dụng Advanced Filter

Một vài điểm lưu ý khi chuẩn bị vùng điều kiện lọc:

Ví dụ, chúng ta cần lọc ra những dòng của Miền Bắc và có Sub-total lớn hơn hoặc bằng 900, thì chúng ta cần thiết lập vùng điều kiện cho Advanced Filter như sau:

Thiết lập vùng điều kiện Advanced Filter

Chú ý: bạn cần đảm bảo tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của cột tương ứng trong vùng dữ liệu đồng nhất, giống nhau hoàn toàn, vậy nên, khi chuẩn bị vùng điều kiện, bạn có thể copy tiêu đề cột ở vùng dữ liệu và dán vào tiêu đề ở vùng điều kiện.

Sau khi đã chuẩn bị xong vùng điều kiện, bạn có thể áp dụng Advanced Filter như sau:

Thiết lập advanced filter

Trong cửa sổ Advanced Filter, bạn có các lựa chọn về thiết lập sau đây:

Thiết lập advanced filter trong Excel

Kết quả sau khi bấm nút OK ở hộp thoại thiết lập Advanced Filter

Kết quả của advanced filter

Bạn hoàn toàn có thể đạt được kết quả lọc này với chức năng AutoFilter, Đúng! Tuy nhiên đến đây, bạn đã biết cách sử dụng Advanced Filter một cách cơ bản, để chúng ta có thể đến với những ví dụ nâng cao hơn ở phần tiếp theo.

Tính nâng cao của chức năng lọc Advanced Filter nằm ở việc thiết lập vùng điều kiện, nắm được kiến thức này, bạn sẽ áp dụng được Advanced Filter trong rất nhiều tình huống.

Một số toán tử so sánh và ý nghĩa được trình bày trong bảng sau đây

Các toán tử so sánh

Ví dụ sau đây, chúng ta cần lọc ra những dòng thoả mãn tất cả các điều kiện sau:

Cách thiết lập điều kiện như hình minh hoạ. Như đã nói phía trên, điều kiện trên cùng 1 dòng là điều kiện VÀ. Điều kiện trong khoảng ngày, được thể hiện bởi 2 cột Ngày đặt như trong hình.

Ví dụ về advanced filter trong Excel

Chú ý: khi lọc dữ liệu ngày tháng với Advanced Filter, bạn cần chú ý tới 2 điều:

Tham khảo bài viết về thiết lập ngày tháng trong Excel để xử lý khi gặp lỗi

Ngoài việc sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu số và ngày tháng, chúng ta còn có thể lọc chuỗi.

Advanced Filter lọc dữ liệu dạng text

Lọc ra những dòng dữ liệu mà cột Sản Phẩm có giá trị chính xác là “Chuối”. Điều kiện lọc trong A2 mà bạn cần gõ vào là =”=Chuối” trong ô A2 sẽ hiển thị là =Chuối 

Advanced Filter lọc chuỗi chính xác

Lọc ra những dòng dữ liệu mà cột Sản Phẩm có giá trị bắt đầu bởi chữ C

Lọc dữ liệu bắt đầu bởi

Đây thực sự là tính năng mà mình thích nhất khi sử dụng Advanced Filter và đây cũng là chức năng mà AutoFilter không có, đó chính là sử dụng công thức trong vùng điều kiện của Advanced Filter. Để Advanced Filter hoạt động đúng, chúng ta cần lưu ý như sau:

Trong ví dụ sau, chúng ta cần lọc ra các dòng dữ liệu mà doanh thu tháng 7 lớn hơn doanh thu tháng 8. Vùng điều kiện với công thức được thiết lập với công thức =C7>D7 như trong hình, và dòng thứ 7 cũng là dòng đầu tiên trong vùng dữ liệu.

Sử dụng công thức trong vùng điều kiện

Trong hình minh hoạ dưới đây, bạn có thể thiết lập vùng điều kiện VÀ với các điều kiện được viết trên cùng 1 dòng.

Advanced Filter và điều kiện VÀ

Trong hình minh hoạ dưới đây, bạn có thể thiết lập vùng điều kiện HOẶC với các điều kiện được viết trên nhiều dòng khác nhau

Advanced Filter với điều kiện HOẶC

Bạn có thể kết hợp cả điều kiện VÀ và điều kiện HOẶC như sau

Advanced Filter với điều kiện hỗn hợp

Điều kiện này được đọc ra là: lọc dữ liệu của

(vùng Miền Bắc Sub-total >= 900) hoặc  (vùng Miền Bắc Trung bình >=300)

Một tips rất hay của Advanced Filter mà mình rất thích và hay sử dụng là chúng ta có thể sắp xếp lại thứ tự của các cột trong bảng dữ liệu rất nhanh chóng và đơn giản. Để làm được điều này, mời các bạn theo dõi video sau đây của ĐT Nguyễn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.